第一章　总则

第一条　为进一步规范学院各类印章的管理和使用，确保用印安全，维护学校的声誉和利益，根据法律法规和有关规定，结合学校实际，特制定本办法。

第二条　本办法所称印章包括：学校党委印章、学校行政印章（含钢印、电子印章）、学校领导名章、冠以学校法定名称的各类业务专用章等。

第三条　校属各单位（部门）印章及其他经学校许可使用的印章的管理和使用，参照本办法执行。

第四条  党政办公室是全校印章的综合管理部门，负责学校各二级机构印章的审批、刻制、启用、变更、废止等，并监督使用。

 

第二章　印章的刻制、启用与废止

第五条　印章的刻制

印章刻制应严格履行审批程序，按要求填写《南昌医学院印章刻制申请表》（见附件1）。印章应在公安机关指定的刻制点刻制，校内任何单位和个人不得私自刻制印章。

1.学校党委、行政印章，由党政办公室持上级主管部门的批件及学校申请报告办理。

2.学校领导名章，经校领导本人同意后由党政办公室负责刻制。

3.冠以学校法定名称的各类业务专用章由业务主管部门提交刻制申请，经党政办公室审核后，报分管校领导签批后由申请单位负责刻制。涉及合同、财务、人事等重要管理领域的业务专用章应当报请校长同意后制作。

4.学校下设实体性机构印章应依据机构设置的文件，由党政办公室申请刻制；部门（学院）下属的机构印章、业务专用章，应由各部门（学院）提出申请，经党政办公室审核、分管校领导审批后由申请单位刻制。

5.校内各种科研性、学术性、群众性等非实体性机构原则上不予刻制印章，如因工作需要提出申请，应经党政办公室审核，报分管校领导批准后刻制。

6.因机构名称变更、印章破损等原因需重新刻制印章，应由所在部门（学院）提出申请，经党政办公室审核、分管校领导审批后刻制。

第六条　印章的启用

新印章在启用前须在党政办公室备案，对于党政办公室无备案的印章，学校不承认其有效性。新刻制印章，须将旧印章上交党政办公室后方可启用，旧印章从新印章启用之日起即行废止，任何部门（学院）不得同时保留两枚（含）以上相同印章。因新成立机构或机构名称变更刻制的印章需由党政办公室发布通知后启用。

第七条  印章的废止

1.作废和停止使用的印章应及时移交至党政办公室统一备案，由党政办公室移交至学校档案馆存档，或按要求进行销毁。

2.印章发生遗失、盗用、密码泄露或出现其他安全问题时，应立即告知党政办公室，由党政办公室依照有关规定废止。

 

第三章　印章的管理

第八条 校级印章的管理

1.学校授权党政办公室管理和使用校级各类印章，党政办公室实行专人管理和使用各类印章。

2.党政办公室应严格照章用印，用印前必须按各级用印负责人的审批意见，审查用印材料的内容、格式、数量，确认无误后方可用印，并进行用印登记。

3.党政办公室印章管理人员要对用印审批记录等有关材料进行编号、整理、定期归档备案。

4.学校印章在学校机要室保存，原则上在机要室内使用，不得擅自带出办公室以外的地方使用。如有特殊情况，确实需要借用印章的，应由用印单位向党政办公室提出正式借用申请，经党政办公室主任审批，分管党政办公室的校领导批准后，方可办理借用手续。印章管理人员应在用印现场监督用章。

5.严格控制学校印章的使用范围，凡用各单位（部门）印章可以办理的事项，不得使用学校印章。批准用印的负责人必须严格审核，对用印后果负责。

6.凡不符合本管理办法的，印章管理人员应坚持原则并有权拒绝用印。

第九条 各单位（部门）的印章管理

1.各单位（部门）的公章必须在职责范围内使用；

2.各单位（部门）必须妥善保管公章，指定专人管理，并做好印章使用台账登记；

3.各单位（部门）均应根据学校有关印章使用的管理规定制定本单位（部门）相应的印章管理细则并报校党政办公室备案，切实做好严格管理和使用公章的工作。

第十条 电子印章管理

1.电子印章是应用数字密码技术，结合数字证书和模拟传统实物印章的图形化电子签名，其管理、使用方式类似实物印章且与实物印章具有同等法律效力。

2.电子印章主要用于在办公自动化（OA）系统中以学校名义下发的公文等。

3.加盖电子印章的电子公文与加盖实物印章的纸质公文具有同等法律效力。但该电子公文的打印稿、复印稿或经任何形式的电子格式转换稿，不具备相同法律效力。

4.电子印章仅限于电子公文传输。不得在合同、协议、委托书、工作介绍信等信函或资料中使用，严禁空发、空打电子印章。

5.电子印章除须参照实物印章的有关规定执行外，还须由专人在专用计算机上使用。电子印章使用单位应妥善保管，不得擅自转借他人使用，确保安全。

 

第四章　印章的使用

第十一条 印章的使用范围

（一） 学校党委、行政公章

1.以学校党政名义上报下发的各类公文、文书材料、统计报表等；

2.以学校名义签订的协议书、意向书、合同书等；

3.学校颁发的各类证件、证书、聘书、荣誉证书等；

4.需经学校批准的申请表、申报材料、出国材料等；

5.以学校名义开具的介绍信和证明材料；

6.其他用印事由。

（二）学校领导名章

以学校名义颁发的需要加盖领导名章的证书、聘书等；以校领导名义发出的各类公文、信函等；授权职务范围内的事项审批及校领导许可的其他用印。使用校领导名章须经本人同意。

（三）学校钢印

工作证、毕业证、肄业证、学位证、学生证、退休证等学校批准制发的各类证书、证件，钢印不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志，不能独立使用。

（四）电子印章

用于以学校名义上报下发的各类电子公文和材料。

（五）各类业务专用章和合同专用章

仅适用于授权范围内业务和专门用途，不得超出学校授权范围使用。

（六）各二级机构印章

学校内设各二级机构印章，仅用于职责范围内处理公务，向学校呈报请示、报告，以及与校内各部门联系工作，严禁各单位（部门）对外签订合同及其它契约类文书。对超出学校授权范围或部门擅自使用印章而产生的不良后果，学校不负法律责任，并对当事人及其单位（部门）主要领导追责。

第十二条 印章使用程序及批准权限

学校印章使用必须严格执行审批制度。凡需申请用印的单位或个人，申请人须按用印流程（见附件2）真实、完整填写《南昌医学院印章使用签批表》（见附件3），并分别按以下程序办理。

1.各类学校公文函件，根据文件类型通过线上（OA系统）或线下方式按照公文处理的有关规定履行审批程序，经校领导签发的原件，方可用印。

2.以学校名义向上级单位报送的各类材料、报表等，须由部门负责人审核签署意见，分管校领导签批同意后方可办理用印。其中，呈送上级主管部门的请示、报告和涉及学校利益和重大事项的有关公文、材料等用印，须经学校党政主要负责人审核、批准。

3.录取通知书、学生证、毕业证、学位证、结业证、肄业证、大学生入伍材料等，由相关职能部门负责人审核，并指定专人到党政办公室办理用印。

4.毕业证书和学位证书复印件、翻译件以及成绩单复印件等，需加盖学校印章时，按以下流程办理：

（1）毕业证书、学位证书复印件：应届毕业生持毕业证书、学位证书原件、复印件到教务处（国际合作与交流处）审核，历届毕业生持毕业证书、学位证书原件、复印件到档案馆审核，由教务处（国际合作与交流处）、档案馆相关负责人签字，并指定专人到党政办公室办理用印。

（2）成绩单复印件：应届毕业生在教务处（国际合作与交流处）取得成绩单复印件，历届毕业生在档案馆取得成绩单复印件，由教务处（国际合作与交流处）、档案馆在成绩单复印件上盖章，并指定专人到党政办公室办理用印。

（3）翻译件：学生持原件和相应翻译件到教务处（国际合作与交流处）审核，相关负责人在翻译件存底件上签字，并由教务处（国际合作与交流处）指定专人到党政办公室办理用印。

5.有关证明、证书、聘书、专家推荐表等用印，由职能部门或有关单位责任人审核，分管校领导同意后，由专人到党政办公室办理用印。

6.凡以学校名义签署的协议书、合同书，按照《南昌医学院合同管理办法》规定的程序用印。

7.申报科研项目、结题、成果奖励、专利等材料，应由科研处统一审核、汇总，经科研处负责人签署意见，分管校领导审批同意后，由专人到党政办公室办理用印。

8.证明在校学生的各类材料由相关单位（部门）统一汇总、审核签章后，由该生所在学院指定专人到党政办公室办理用印。

9.事业单位法人年检材料，需党政主要负责人审核同意后，方可办理用印。

10.对境外发出的函件若需加盖学校印章，须先由教务处（国际合作与交流处）审核并由负责人签字、分管校领导签批后，方可办理用印。

11.不必正式行文但需以学校名义发出的函件，应按规定格式书写或打印，由分管校领导在存底稿上签字，经学校党政办公室审核、分管校领导签批后，方可办理用印。

12.凡涉及学校重大利益，对学校发展有影响的材料，须经校党政主要负责人审批后，方可办理用印。

13.需加盖校领导名章的公文、信函等，须经校领导本人同意后方可办理用印。

14.其他特殊情况用印，须由部门负责人签署意见，经分管校领导签批，方可办理用印。

第十三条　凡因特殊情况申请使用已存档的旧印章，应出具书面说明材料并由部门负责人审核，报分管校领导同意后，由党政办公室与档案馆接洽用印。

第十四条　有下列情况之一的，印章管理人员不得用印：

1.未经规定程序审核批准或批准权限不当；

2.内容违法违规或有误；

3.用印经办人员非本校教职工或与本校工作、业务无关；

4.涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；

5.空白介绍信、空白证件、空白凭证等；

6.有违背本管理办法，或仍需核实或内容不实的；

7.其他不适合用印的材料。

 

第五章 监督管理及责任追究

第十五条 党政办公室是全校印章的监督管理部门，负责对各持印单位印章管理使用情况进行监督检查，并针对发现问题提出整改要求。各持印单位监印人须严格按照本单位印章管理办法相关规定用印，未经审批，不得擅自使用印章。

第十六条 有下列行为之一的，对经办人、监印人、单位负责人，学校按情节轻重给予相应处理。对于违反本规定造成学校名誉损害或经济损失的，追究相关责任人和当事人的民事责任。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究其刑事责任。

1.违反学校印章刻制审批程序刻制和启用印章的；

2.伪造学校印章的；

3.刻制新印章后，不按规定上缴原印章的；

4.不按照学校印章的使用程序、范围和批准权限使用印章的；

5.弄虚作假骗用印章的；

6.印章遗失未立即上报单位领导和党政办公室的；

7.其他违反学校印章管理办法的行为。

 

第六章　附　则

第十七条　本办法自印发之日起实施，由党政办公室负责解释。

 

附件：1.南昌医学院印章刻制申请表

2.南昌医学院用印流程

3.南昌医学院印章使用审批表